De Algemene Voorwaarden zijn de fundering van een bedrijf.

Althans; op het gebied van bedrijfsprocessen dan. De Algemene Voorwaarden zijn als het ware de spelregels waar niet alleen jij als bedrijf, maar ook de klant zich aan moet houden. Door de Coronapandemie zijn we ons allen weer extra bewust geworden van het belang van goede en sluitende Algemene Voorwaarden, en het gevaar van verouderde versies.

Toen de eerste Coronamaat-regelen overheidswege werden getroffen, werden wij door verschillende klanten gebeld. Eén van de vragen die wij kregen van een schildersbedrijf was: Mijn opdracht waar ik morgen zou starten is nu opgeschoven tot een onbekende datum. Kan ik de ingekochte verf wel gewoon in rekening brengen? Mijn antwoord was: Dat hangt af van wat er is afgesproken tussen jullie. In dit geval boden de Algemene Voorwaarden niet voldoende uitsluitsel op deze vraag. Dat is ook niet gek. Een Pandemie is gelukkig niet vaak aan de orde, zeker niet in onze leefomgeving. Dus logisch dat veel Algemene Voorwaarden daar niets over melden. Maar we weten sinds vorig jaar allemaal: Het kan ons ineens overkomen.

Ook los van Covid zijn deugdelijke Algemene Voorwaarden van het grootste belang. Veel geschillen ontstaan door niet sluitende Algemene Voorwaarden, of door het feit dat de inhoud van de Algemene Voorwaarden niet goed bekend zijn, bij één of beide partijen.

Wat ook veel voorkomt is dat Algemene Voorwaarden eenmalig worden opgesteld, maar niet jaarlijks worden herzien. Wet- en regelgeving veranderen jaarlijks, dus dan moeten de Voorwaarden ook worden bijgewerkt. Er kan ook in de bedrijfsvoering wat veranderen dat ervoor zorgt dat de Algemene Voorwaarden dienen te worden herzien. Wij merken regelmatig dat, met name beginnende ondernemers, de Algemene Voorwaarden van concullegae worden overgenomen (gekopieerd) zonder dat men zelf volledig op de hoogte is van de inhoud.

Ons advies luidt dan ook: Laat de Algemene Voorwaarden eenmalig opstellen door een expert, en laat ze vervolgens jaarlijks controleren en bijwerken. Het klinkt als een grote investering, maar ik kan je verzekeren dat een geschil vaak meer tijd en geld kost dan het voorkomen ervan. Tevens is een veelvoorkomende vraag die wij regelmatig horen: Mag ik alles zomaar opnemen in de Algemene Voorwaarden? Daarover vertel ik jullie volgende maand meer.